Jeder Unternehmer und Selbständige kennt das Problem. Beim Geschäftswagen unterstellt das Finanzamt, dass man ihn auch privat nutzt und wenn wir ehrlich sind, dann ist das auch so. Privatfahrten will der Fiskus jedoch steuerlich nicht fördern. Daher dürfen die gefahrenen Kilometer nicht als gewinnmindernde Betriebsausgabe abgesetzt werden. Auch die Umsatzsteuer für den Kraftstoff sowie die anteiligen Fahrzeugkosten können nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Deshalb sind die Unternehmer und Selbständige verpflichtet, ein lückenloses Fahrtenbuch zu führen. Die Betonung liegt hier auf lückenlos. Selbst bei kleinsten Abweichungen und Ungenauigkeiten wird das Fahrtenbuch durch das Finanzamt verworfen. Voraussetzung für das Fahrtenbuch ist, dass das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört und mindestens 10%, aber nicht mehr als 50% betrieblich genutzt wird.
Ist die Nutzung kleiner 10% und größer 50%, dann muss der private Anteil nach der sogenannte 1-Prozentregel versteuert werden. Hierbei wird, unabhängig vom Alter oder Zustand des Fahrzeugs, der Bruttoinlandslistenpreis herangezogen. Davon sind jeden Monat 1% als geldwerter Vorteil zu versteuern.
Auch wenn das Fahrtenbuch eindeutig die kostengünstigere Methode ist, erfordert sie jedoch viel Disziplin beim Aufschreiben der täglichen Kilometer.
Wer die privaten Kilometer steuerfrei verbuchen möchte, kann das zum Beispiel über die Gründung einer Genossenschaft realisieren. Für diese, bisher im Mittelstand wenig anzutreffende, jedoch von der EU geförderte Rechtsform wird weder ein Fahrtenbuch gefordert, noch gibt es eine 1 Prozentregel. Das liegt daran, dass der Zweck einer Genossenschaft die Förderung seiner Mitglieder durch gemeinschaftlichen Geschäftsbetrieb ist. Eine Genossenschaft ist keine Kapitalgesellschaft, jedoch gibt es Regelungen, die an eine solche angelehnt sind. Eine Genossenschaft lässt sich bereits ab 3 Mitglieder gründen.
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