Automatisierung in Kliniken und Arztpraxen

Patienten sind das wichtigste, wertvollste Gut einer Klinik. Und jeder Patient möchte das Gefühl haben, wichtig und wertvoll zu sein. Er möchte die beste medizinische aber auch menschliche Betreuung erfahren.

Was kann man tun, damit Patienten genau dieses Gefühl haben?
Man muss sich von der ersten Begegnung, dem ersten Telefonat an intensiv um sie kümmern.

„Das geht nicht“, werden Sie jetzt sagen, „viel zu viele Patienten“.  „Doch, das geht“, würde ich Ihnen antworten.

Stellen Sie einen „Manager“ ein! Einen der rund um die Uhr arbeitet, kein Gehalt fordert, nie krank ist und auch nicht auf seinen Urlaubstagen besteht. Übergeben Sie ihm das „Kümmern“. Er erledigt alles zur vollsten Zufriedenheit, vollautomatisch, zuverlässig, freundlich und konsequent zu jeder Tages- und Nachtzeit.

An einem Beispiel erklärt, sieht das so aus…

Realität: Ein Patient hat eine Überweisung zu einem Facharzt. Er sucht sich im Internet eine Telefon-Nr. z.B. die der Fachambulanz einer Klinik. Nach zahlreichen Versuchen hat er endlich die Mitarbeiterin der Anmeldung am Telefon. Das Telefon der Anmeldung ist stark frequentiert und die Mitarbeiterin ist „nebenbei“ auch noch mit anwesenden Patienten beschäftigt. Schon etwas genervt, findet man einen Termin. Sie erklärt ihm umfänglich, was auf ihn zukommt, welche Unterlagen er beibringen muss und wie die konkrete Vorbereitung für diese Untersuchung aussieht.
Hat er sich das alles gemerkt? In den meisten Fällen wohl eher nicht!

Wie fühlt sich der Patient? Er ist genervt, überfordert und fühlt sich allein gelassen!

Wie fühlt sich die Mitarbeiterin der Anmeldung? Sie ist ebenfalls genervt und fühlt sich überlastet, denn während sie mit dem Patienten telefoniert, stehen am Tresen ungeduldige Patienten Schlange.

Das ist eine absolut unbefriedigende Situation für alle Beteiligten. Letztendlich führen solche Situationen zu Frust auf beiden Seiten, Fernbleiben des Patienten (sucht sich einen anderen Arzt) und Fernbleiben der Mitarbeiterin (erkrankt wegen permanenter Überlastung).

… und so sieht es aus, wenn der neue „Manager“ arbeitet

Der Patient hat eine Überweisung und meldet sich auf der Webseite der Fachambulanz über ein Anmeldeformular an. Dann wird er automatisch zu einem vorbereiteten Terminkalender der Abteilung geleitet. Dort sucht er sich einen passenden Termin, trägt sich ein und erhält sofort eine Bestätigung per E-Mail.

Wenige Tage vor dem Termin bekommt er eine Erinnerung mit der Bitte um Bestätigung des Termins (bei Nichtbestätigung wird dieser sofort gecancelt). Der Termin ist somit für andere Patienten frei. Zusätzlich erhält der Patient vor seinem Termin in bestimmten Abständen Informationen, z.B.  über die Klinik, die Abteilung, die geplante Untersuchung oder sonstiges Informationsmaterial. Notwendige Formulare werden ebenfalls automatisch geschickt und der Patient hat zuhause Zeit, sich die Unterlagen durchzulesen, Formulare auszufüllen und sich intensiv zu informieren. Er kommt also bestens informiert und mental vorbereitet in die Sprechstunde.

Der gesamte Prozess läuft automatisch ab, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss.
Marketing-Automatisierung macht’s möglich!!

Die Möglichkeiten, die sich damit ergeben, sind grenzenlos. Man könnte auf diese Art auch Glückwünsche, z.B. zum Geburtstag, an die Patienten versenden – eine weitere Möglichkeit der Patientenbindung.

Ein solcher automatisierter Prozess, einmal aufgesetzt, kann für unendlich viele Patienten genutzt werden.

Das Ganze entspricht zu 100% der neuen Datenschutzgrundverordnung!

Für das Überleben der Kliniken sind zufriedene Patienten sehr wichtig.
Tun Sie alles, damit die Patienten gerne in Ihre Klinik kommen und Ihre Mitarbeiter konzentriert, motiviert und ungestresst die Arbeit erledigen können. Wir helfen Ihnen dabei.